Verwerkersovereenkomst
Oktober 2026
Introductie
Deze Verwerkersovereenkomst vormt een aanvulling op en vult de Terms of Use and Sale for Businesses of andere schriftelijke of elektronische overeenkomsten (de "Overeenkomst") aan tussen u en de Trustpilot-entiteit waarmee u een contract afsluit. Deze verwerkersovereenkomst, inclusief de onderstaande bijlage, is alleen van toepassing voor zover we relevante gegevens namens u verwerken op grond van de sectie Privacy en gegevensgebruik van de Terms of Use and Sale for Businesses of zoals anderszins tussen ons is overeengekomen.
Definities
Woorden of uitdrukkingen tussen 'aanhalingstekens' hebben in deze verwerkersovereenkomst altijd dezelfde betekenis. Tenzij we hieronder anders vermelden, hebben alle woorden of uitdrukkingen die zijn gedefinieerd in de Terms of Use and Sale for Businesses dezelfde betekenis wanneer ze in deze verwerkersovereenkomst worden gebruikt.
Onder 'Toepasselijke wet inzake gegevensbescherming' wordt verstaan de wetten en voorschriften die van toepassing zijn op de verwerking van relevante gegevens onder de Terms of Use and Sale for Businesses, waaronder, maar niet beperkt tot de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (2016/679) ('AVG').
'Persoonsgegevens', 'Speciale categorieën persoonsgegevens', 'Controller' en 'Verwerker' hebben de betekenissen die in de AVG zijn gegeven.
'Relevante gegevens' houden persoonsgegevens in zoals beschreven in de onderstaande bijlage.
'Trustpilot ', 'we/wij', 'ons' of 'onze' betekent Trustpilot (registratienummer 30276582), Pilestraede 58, 5e verdieping, 1112 Kopenhagen K, Denemarken.
Relatie tussen u en Trustpilot
1. Trustpilot verwerkt relevante gegevens uitsluitend in overeenstemming met de overeenkomst of andere door u verstrekte, gedocumenteerde instructies (hetzij in schriftelijke, hetzij in elektronische vorm), of zoals anderszins vereist door de wetgeving die van toepassing is op Trustpilot en de levering van producten van Trustpilot.
2. Trustpilot erkent dat u volgens de toepasselijke Gegevensbeschermingswet de 'gegevenscontroller' bent en Trustpilot de 'gegevensverwerker' van de relevante gegevens.
3. Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op u en ons zolang onze Terms of Use and Sale for Businesses op u van toepassing zijn, of zolang wij relevante gegevens namens u verwerken – afhankelijk van wat langer is.
Instructies
4. U instrueert Trustpilot om de relevante gegevens te verwerken in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst en alleen voor het doel dat in de onderstaande bijlage wordt beschreven (of zoals anders schriftelijk tussen u en Trustpilot wordt overeengekomen) (het 'Doeleinde'). Trustpilot mag de relevante gegevens niet voor andere doeleinden verwerken, tenzij dit vereist is volgens de wetgeving van de EU, de wetgeving van EU-lidstaten of de of Britse wetgeving. In dat geval zal Trustpilot u schriftelijk meedelen waarom ze de Relevante gegevens moet verwerken, tenzij het wettelijk verboden is om u hiervan op de hoogte te stellen.
5. Indien Trustpilot van mening is dat een door u gegeven instructie in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zal Trustpilot u hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen.
6. Trustpilot is momenteel niet op de hoogte van wetgeving die het zou beletten de verwerkersovereenkomst na te leven, maar zal u zonder onnodige vertraging op de hoogte brengen indien dit verandert of naar verwachting zal veranderen.
Overdrachten van relevante gegevens
7. Trustpilot draagt geen relevante gegevens over buiten de Europese Economische Ruimte en het Verenigd Koninkrijk, tenzij het de nodige maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de overdracht in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit het doorgeven van de relevante gegevens aan een ontvanger in een land waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het adequate bescherming biedt voor persoonsgegevens, of aan een ontvanger die standaardcontractbepalingen heeft ondertekend die door de Europese Commissie zijn vastgesteld of goedgekeurd.
Niet-toegestane gegevens
8. U gaat ermee akkoord dat u geen persoonsgegevens aan Trustpilot ter verwerking zult verstrekken waarvoor u niet beschikt over de rechten, toestemmingen of goedkeuringen die krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming vereist zijn om Trustpilot in staat te stellen deze op wettelijk toegestane wijze te verwerken.
Vertrouwelijkheid
9. Trustpilot zal ervoor zorgen dat elke persoon die ze toestemming geeft om de relevante gegevens te verwerken, deze gegevens vertrouwelijk behandelt op grond van een contractuele geheimhoudingsverplichting of een andere verbintenis.
Veiligheidsmaatregelen
10. Trustpilot implementeert momenteel de technische en organisatorische maatregelen die worden beschreven in onze whitepaper over beveiligingsmaatregelen voor de diensten voor review-uitnodigingen van Trustpilot.
11. Trustpilot kan deze maatregelen van tijd tot tijd wijzigen, maar zal te allen tijde passende technische en organisatorische maatregelen handhaven die een beveiligingsniveau waarborgen dat in verhouding staat tot het risico en die de relevante gegevens beschermen tegen:
onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies of wijziging,
openbaarmaking of beschikbaarstelling zonder toestemming, of
andere verwerking in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
12. Trustpilot zal tevens voldoen aan alle andere toepasselijke vereisten inzake gegevensbeveiliging die rechtstreeks aan het bedrijf worden opgelegd, met inbegrip van de vereisten inzake gegevensbeveiliging van het land waarin Trustpilot is gevestigd en waar de gegevensverwerking zal plaatsvinden.
13. De geschiktheid van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zal worden gebaseerd op:
de huidige stand van de techniek;
de kosten van de implementatie ervan; en
de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsmede de waarschijnlijkheid van risico's en de gevolgen voor de gegevensbeschermingsrechten en vrijheden van de betrokkenen.
14. Op uw verzoek zal Trustpilot u voldoende informatie verstrekken om u in staat te stellen na te gaan of Trustpilot voldoet aan haar verplichtingen uit hoofde van de verwerkersovereenkomst, met inbegrip van het feit dat Trustpilot de hierboven beschreven technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft geïmplementeerd.
Audit
15. U kunt op eigen kosten een onafhankelijke deskundige aanstellen die (mits deze deskundige geen concurrent van Trustpilot is) redelijke toegang krijgt tot de bedrijfsruimten van Trustpilot en tot de informatie die nodig is om te controleren of Trustpilot voldoet aan haar verplichtingen uit hoofde van de verwerkersovereenkomst – met inbegrip van de vraag of de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn geïmplementeerd.
16. U dient ons hiervan ten minste 14 dagen van tevoren op de hoogte te stellen voordat u uw deskundige toegang wilt verlenen. Bovendien dient de deskundige, voordat wij diegene toegang verlenen, een gebruikelijke geheimhoudingsovereenkomst met Trustpilot te ondertekenen, die waarborgt dat diegene alle informatie die ze van Trustpilot en/of haar gelieerde ondernemingen verkrijgen of ontvangen, vertrouwelijk behandelt – en die informatie uitsluitend met u mag delen.
17. Alle bevindingen of rapporten die op basis van de inspectie en audit door de deskundige worden opgesteld, moeten met Trustpilot worden gedeeld en worden behandeld als vertrouwelijke informatie.
Verzoeken van autoriteiten
18. Trustpilot verleent autoriteiten die op grond van de wetgeving van de EU, de wetgeving van een EU-lidstaat of de Britse wetgeving toestemming hebben om de faciliteiten van uw leveranciers te betreden, redelijke toegang tot de fysieke faciliteiten van Trustpilot, mits hun vertegenwoordigers een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen.
19. Trustpilot dient u, zonder onnodige vertraging nadat ze kennis heeft genomen van de feiten, schriftelijk in kennis te stellen van elk verzoek van een autoriteit tot openbaarmaking van de relevante gegevens, tenzij het Trustpilot uitdrukkelijk verboden is u hiervan op de hoogte te stellen krachtens de EU-wetgeving, de wetgeving van een EU-lidstaat of de Britse wetgeving.
Beveiligingsincidenten
20. Trustpilot zal u, zonder onnodige vertraging nadat ze kennis heeft genomen van de feiten, schriftelijk op de hoogte stellen van:
elke inbreuk op de beveiliging die leidt tot onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot de relevante gegevens die door Trustpilot worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt; en
elke andere wezenlijke tekortkoming in de naleving van de verplichtingen van Trustpilot uit hoofde van de artikelen 10 en 11 van deze verwerkersovereenkomst.
Samenwerking en rechten van betrokkenen
21. Trustpilot zal u onverwijld bijstaan bij de afhandeling van verzoeken van betrokkenen op grond van hoofdstuk III van de AVG en, voor zover commercieel haalbaar, op grond van enige andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van verzoeken om inzage, rectificatie, afscherming of verwijdering die betrekking hebben op onze verwerking van de relevante gegevens.
22. Indien Trustpilot een dergelijk verzoek ontvangt, zal Trustpilot hierop niet anders reageren dan door de verzoekende betrokkene te informeren:
of er namens u een e-mail met een review-uitnodiging naar de betrokkene is verzonden; en
dat diegenen hun verzoek aan u dienen te versturen, aangezien u de verantwoordelijkheid draagt om antwoord te geven op deze verzoeken.
23. Trustpilot zal u ondersteunen bij het nakomen van de overige verplichtingen die u mogelijk worden opgelegd krachtens de wetgeving van de EU, de wetgeving van EU-lidstaten of de Britse wetgeving met betrekking tot gegevensverwerking, voor zover onze ondersteuning noodzakelijk om het voor u mogelijk te maken dat u aan uw verplichtingen kunt voldoen. Dit omvat het verlenen van redelijke medewerking aan u in verband met een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling die vereist kan zijn overeenkomstig de artikelen 35 en 36 van de AVG.
24. Trustpilot zal tevens informatie met betrekking tot de levering van de diensten verstrekken aan autoriteiten of uw externe adviseurs en auditeurs, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken overeenkomstig de EU-wetgeving, de wetgeving van de EU-lidstaten of de wetgeving in het Verenigd Koninkrijk.
25. U kunt informatie opvragen over de servers en kantoren die Trustpilot in verband met deze diensten gebruikt en Trustpilot zal binnen 30 dagen reageren.
Subverwerkers
26. Trustpilot kan externe subverwerkers inschakelen om de relevante gegevens voor het doel te verwerken, op voorwaarde dat Trustpilot aan elke subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt die deze verplichten de relevante gegevens te beschermen volgens ten minste dezelfde norm die in deze verwerkersovereenkomst aan Trustpilot wordt opgelegd. Een lijst van huidige subverwerkers van Trustpilot is hier te vinden. Indien Trustpilot voornemens is een nieuwe subverwerker toe te voegen, zal Trustpilot u vooraf over een dergelijke toevoeging informeren.
27. U kunt bezwaar maken tegen elke toevoeging of vervanging van een subverwerker voordat deze wordt aangesteld, mits uw bezwaar is gebaseerd op objectieve en redelijke gronden met betrekking tot gegevensbescherming. Indien Trustpilot ervoor kiest geen alternatieve subverwerker voor te stellen, of indien u bezwaar maakt tegen alle alternatieve subverwerkers van Trustpilot, kunt u uw abonnement (indien van toepassing) beëindigen door ons hiervan 14 dagen van tevoren op de hoogte te brengen.
28. Op uw verzoek zullen wij u een kopie verstrekken van de gegevensbeschermingsverplichtingen die zijn opgenomen in de overeenkomst tussen Trustpilot en de subverwerker.
29. Trustpilot is aansprakelijk voor elke schending van deze verwerkersovereenkomst die wordt veroorzaakt door een handeling, fout of nalatigheid van een of meer van haar subverwerkers.
Verwijdering of teruggave van relevante gegevens
30. Trustpilot bewaart de relevante gegevens gedurende de volgende termijnen:
30 dagen voor alle BCC-e-mails; en
maximaal 2 jaar voor alle andere relevante gegevens.
31. Na afloop van deze termijnen, of als u verzoekt om dit eerder te doen, zal Trustpilot de relevante gegevens onmiddellijk teruggeven of verwijderen (inclusief anonimiseren) op een wijze en in een vorm die door Trustpilot, handelend naar redelijkheid, wordt bepaald. Dit is niet van toepassing voor zover Trustpilot op grond van toepasselijke wetgeving verplicht is om sommige of alle relevante gegevens te bewaren.
Functionaris Gegevensbescherming
32. U kunt contact opnemen met onze functionaris Gegevensbescherming via het contactformulier op onze website hier.
Rechtsgeldigheid en tegenstrijdigheid
33. Deze verwerkersovereenkomst wordt juridisch bindend tussen u en Trustpilot na aanvaarding van onze Terms of Use and Sale of Business of een andere schriftelijke of elektronische overeenkomst. Voor aangelegenheden die niet in deze verwerkersovereenkomst worden behandeld, zijn de Terms of Use and Sale for Businesses van toepassing. Als er sprake is van een tegenstrijdigheid tussen de Terms of Use and Sale for Businesses en deze verwerkersovereenkomst, heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang.
BIJLAGE
Doeleinden
Trustpilot zal de relevante gegevens verwerken voor zover dat nodig is om u onze diensten te verlenen zoals gedefinieerd in de Terms of Use and Sale for Businesses of zoals u ons tijdens onze looptijd van onze overeenkomst nader instrueert.
Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, kan dit onder meer bestaan uit het aanbieden van onze diensten voor review-uitnodigingen, de bijbehorende pixeltracking en gegevensrapportage, de Trustpilot-widgets en het gebruik van bepaalde Trustpilot-functies die het voor u gemakkelijker maken om aanvullende informatie van reviewers te verzamelen (zoals de tool 'informatie opvragen').
Categorieën van betrokkenen
Uw klanten en consumenten.
Categorieën van persoonsgegevens (relevante gegevens)
Naam;
E-mailadres;
Referentienummer, zoals een bestelnummer of iets dergelijks;
Alle andere persoonsgegevens die zijn opgenomen in de orderbevestigingsberichten die u verstuurt naar uw consumenten die bij u aankopen doen (indien u gebruikmaakt van de Automatische Feedback Service 'AFS');
Telefoonnummer (als u de review-uitnodigingsmethode via sms van Trustpilot gebruikt);
IP-adres en bijbehorende metadata (als u onze widget-diensten gebruikt);
Gegevens over het openen van e-mails en interactie (wanneer het bijhouden van geopende e-mails is ingeschakeld) – bijvoorbeeld het feit en het tijdstip waarop een e-mailuitnodiging is geopend, het IP-adres en bijbehorende metadata van het apparaat/de client die worden gegenereerd wanneer de trackingpixel wordt geladen; en
Aanvullende informatie die u aan Trustpilot verstrekt.
Speciale categorieën persoonsgegevens
Trustpilot verzamelt of verwerkt niet opzettelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens, aangezien dit niet nodig is voor het verlenen van onze diensten aan u. Er kunnen echter wel speciale categorieën persoonsgegevens worden verwerkt als u ervoor kiest deze gegevens op te nemen in de bevestigingsberichten van de bestelling die u naar uw klanten stuurt die aankopen bij u doen en het type review-uitnodigingsservice inhoudt dat Trustpilot een kopie van dergelijke berichten ontvangt.